O Regime de Teletrabalho é aquele em que os servidores ou empregados públicos cumprem suas jornadas em local que não seja as instalações da sua unidade de trabalho, com comparecimento presencial obrigatório na frequência mínima definida pelo chefe da respectiva pasta.

O regime emergencial de teletrabalho foi definido, em março de 2020, pelo Decreto nº 59.283, como medida para o enfrentamento da pandemia decorrente do coronavírus e proteção dos servidores. Neste caso, o foco foi proteger o grupo de risco – definido pelo decreto – mesmo que estes não tenham atividades passíveis de teletrabalho.

No regime permanente de teletrabalho, definido em setembro de 2020 pelo Decreto nº 59.755, o teletrabalho tem escalas de comparecimento semanal previstas para os servidores elegíveis, tem acompanhamento por sistemas de metas e performance e só pode ser realizado por servidores e empregados públicos efetivos e que tenham atividades passíveis de serem realizadas remotamente.

Poderão aderir ao regime permanente de teletrabalho os servidores e empregados públicos municipais efetivos vinculados aos órgãos da administração direta, autarquias e fundações do Município de São Paulo.

O regime permanente de teletrabalho está condicionado a adesão de cada órgão e entidade e deverá ser feita por meio de publicação de portaria ou ato normativo específico pelo chefe da pasta.

Feita a adesão, caberá à chefia imediata indicar os servidores ou empregados públicos elegíveis para adesão ao regime de teletrabalho, de acordo com as atribuições e competências específicas.

Poderão realizar o teletrabalho as áreas cujas atividades possam ser realizadas à distância e que não acarretem prejuízo ao funcionamento da unidade e ao atendimento ao público. São as que envolvam atividades de:

• Planejamento, implementação, gerenciamento, acompanhamento e avaliação de programas, projetos e atividades;
• Instrução, análise e acompanhamento de processos em meio eletrônico;
• Consulta a documentos, materiais e processos disponíveis em plataformas acessíveis de maneira remota;
• Elaboração de apresentações e documentos de cunho técnico e de comunicação interna e/ou externa;
• Oferta, por via remota, de formação, treinamento e capacitação de servidores;
• Atendimento direto ao cidadão em que não haja necessidade de presença física do servidor;
• Prestação de suporte técnico, por via remota, a servidores e outras unidades;
• Atividades de fiscalização que não exijam a presença física do servidor;
• Outras atividades passíveis de execução, mensuração e acompanhamento por via remota.

As atividades desenvolvidas em teletrabalho são as mesmas que já seriam desenvolvidas pelo servidor dentro das atribuições de sua unidade de trabalho, desde que compatíveis com o regime de trabalho remoto.

O regime de teletrabalho deverá ser adotado para as atividades que sejam passíveis de serem realizadas à distância. O trabalho remoto não deve causar prejuízo ao funcionamento da unidade de trabalho e ao atendimento ao público. Além disso, é necessário comparecimento periódico à sua unidade de trabalho e o registro eletrônico de assiduidade e das atividades desenvolvidas.

Em geral, é necessário:
I – fixação de metas para a realização dos trabalhos;
II – que o desempenho possa ser objetivamente mensurado;
III – o não prejuízo ao regular funcionamento da unidade de trabalho e ao atendimento ao público;
IV – registro eletrônico de assiduidade e das atividades desenvolvidas para fins de apuração objetiva do desempenho;
V – o comparecimento periódico à sua unidade de trabalho, nos termos das escalas previstas no artigo 10 deste decreto, e sempre que houver convocação.

O regime de teletrabalho instituído no Decreto nº 59.755/20 é aplicável aos órgãos da administração direta, às autarquias e fundações. As empresas públicas deverão fixar internamente as regras e condições do regime de teletrabalho para seus empregados públicos, observando, no que couber, as disposições constantes deste decreto e as normas e diretrizes gerais estabelecidas pela Secretaria Municipal de Gestão – SEGES.

Não. O regime de teletrabalho alcança apenas os servidores e empregados públicos efetivos da administração direta, autarquias e fundações, ou seja, aqueles que ingressaram mediante concurso público nos quadros da administração direta, autarquias e fundações.

Não. Estagiários não estão incluídos no regime de teletrabalho.

Caberá à chefia imediata, após análise do perfil profissional, indicar os servidores ou empregados públicos elegíveis para adesão ao regime de teletrabalho.

A partir da publicação da portaria de implementação do regime permanente de teletrabalho na sua secretaria, a chefia imediata poderá indicar e comunicar os servidores elegíveis ao regime. Em seguida será possível pactuar o seu plano de trabalho com a chefia imediata. A partir do momento em que o plano de trabalho estiver pactuado e assinado com a sua chefia imediata, o servidor poderá atuar em teletrabalho.

Entre os servidores efetivos e empregados públicos não podem participar, estão:

• Servidores efetivos que estão trabalhando na Prefeitura há seis meses ou menos;
• Que tenham sofrido penalidades disciplinares, conforme descritas na Portaria;
• Que descumprirem as regras e condições definidas no plano de trabalho;
• Que tenha desistido do regime permanente de teletrabalho, pelo período de 30 dias, contados da interrupção.

Não. Depende de opção do servidor ou empregado público, formalizada mediante assinatura de termo de adesão.

Não. Entretanto, caberá à portaria específica da secretaria definir diretrizes para seleção do perfil dos servidores elegíveis, bem como à critério da chefia a seleção dos servidores.

Sim. O servidor ou empregado público deverá comparecer periodicamente à sua unidade de trabalho, nos termos da escala fixada, e sempre que houver convocação da chefia mediata ou imediata, desde que avisado com, no mínimo, 4 horas de antecedência.

Os servidores e empregados públicos deverão cumprir uma das seguintes escalas semanais:

• 4 dias de trabalho à distância e 1 dia de trabalho presencial;
• 3 dias de trabalho à distância e 2 dias de trabalho presencial;
• 2 dias de trabalho à distância e 3 dias de trabalho presencial.

Quem escolhe as escalas dos servidores é o líder da pasta ou, quando definido por este, pela chefia imediata.

Importante:

• O servidor não poderá ter dia fixo da semana para comparecimento presencial. É necessária a alternância dos dias da semana que compõem a escala de trabalho.
• Toda e qualquer alteração no planejamento individual deverá ser acordado com a chefia direta.
• Excepcionalmente, as escalas previstas poderão ser alteradas pelo Secretário, Subprefeito ou autoridade equiparada, na administração direta, e o dirigente da autarquia e fundação nas seguintes hipóteses:

a) realização de trabalhos em regime de força-tarefa, por prazo determinado e não superior a 90 dias;
b) adesão ou manutenção no regime de teletrabalho como alternativa ao afastamento para participação em congressos, cursos, certames desportivos, culturais ou científicos, nas hipóteses previstas na legislação vigente.

Toda e qualquer alteração no planejamento individual, deverá ser acordado com a chefia direta.

No regime de teletrabalho o servidor deverá estar à disposição da chefia pelo período combinado, e cumprir, ao longo do período de aferição, as metas fixadas, além do comparecimento periódico na unidade de trabalho nos dias e horários estabelecidos pela chefia imediata ou mediata, do registro eletrônico de atividades desenvolvidas e de todas as demais obrigações e condições específicas fixadas no plano de trabalho.

Em regra, o teletrabalho deverá ser realizado no local previamente combinado – em casa ou em outro local que seja compatível com o cumprimento das atividades e, em especial, considerando distância que permita o atendimento de convocação para comparecimento presencial. Eventualmente, o serviço em regime de teletrabalho poderá ser executado em local diverso do pactuado, porém sempre com a autorização prévia da chefia imediata.

De acordo com o Decreto nº 59.755 de 14/09/2020, algumas responsabilidades estão atribuídas aos secretários, como possibilidades de escala, perfis e unidades elegíveis, dentre outros. Firmados esses aspectos, cabe às chefias:

Preparação para o teletrabalho:
• Indicar os servidores ou empregados públicos elegíveis para adesão ao regime de teletrabalho.
• Definir a escala dos servidores ou empregados públicos.
• Elaborar e pactuar os planos de trabalho com os servidores ou empregados públicos;

Durante o teletrabalho:
• Acompanhar o andamento das atividades no regime de teletrabalho, possibilitando a apuração objetiva do desempenho dos servidores ou empregados públicos;
• Convocar os servidores ou empregados públicos para atividades presenciais, sempre que necessário;
• Oferecer as condições e buscar soluções para a viabilização e melhoria constante do regime permanente de teletrabalho, com o apoio da chefia mediata e do gabinete da secretaria, subprefeitura, autarquia ou fundações;
• Observar o perfil profissional dos servidores para promover capacidades de: (I) organização: capacidade de estruturar suas atribuições, estabelecendo prioridades; (II) autonomia: capacidade de atuar com disciplina e comprometimento sem acompanhamento presencial; (III) orientação para resultados: capacidade de atentar aos objetivos e trabalhar para alcançá-los, observados sempre os prazos previamente estabelecidos; (IV) controle de qualidade: capacidade de avaliar criticamente o trabalho realizado e alcançar com qualidade os objetivos fixados; (V) integração do trabalho: capacidade de alinhar tarefas individuais com a equipe e chefia, tornando o trabalho mais efetivo e sem sobreposição e/ou retrabalho.

Mais detalhes sobre as responsabilidades das chefias estão no Decreto nº 59.755 de 14/09/2020.

Os órgãos da administração direta, autarquias e fundações que elegerem as unidades para a realização do regime permanente de teletrabalho, deverão publicar portarias e atos normativos, além de pactuar plano de trabalho com cada servidor. Para auxiliar na elaboração desses documentos, a Secretaria Municipal de Gestão – SEGES disponibiliza modelos dos documentos:

• Modelo de portaria ou ato específico para implantação do regime permanente de teletrabalho
• Modelo do anexo único da portaria ou do ato específico para implantação do regime permanente de teletrabalho

Para entender mais sobre a implementação, acesse a Cartilha de Apoio à Implementação e Formalização do Regime Permanente de Teletrabalho na Prefeitura de São Paulo.

Indicadores: Para defini-los, levante possibilidade de indicadores – pense nos diferentes pontos de resultados que são interessantes de serem medidos. Uma boa prática é se perguntar: “qual ou quais são os principais resultados esperados para esse trabalho/processo?”. Por exemplo:

• O cidadão é atendido rapidamente => tempo médio de atendimento;
• Os parceiros ficam satisfeitos com nosso trabalho => nota média da avaliação dos parceiros;
• Realizar todas as atividades planejadas para o dia => % de cumprimento de atividades.

Dica: Se quiser se inspirar em indicadores para sua área, existem repositórios que podem apoiar na definição, como o KPI Library (em inglês) e a Biblioteca de Indicadores (em português). Basta pesquisar a temática que aparecem sugestões de indicadores.

Priorize poucos e bons indicadores: uma vez que você tenha levantado as possibilidades de indicadores, você pode utilizar o método SMART para priorizar poucos e bons indicadores.

O método é fácil de aplicar: Verifique se o indicador passa pelos cinco critérios. Ao final, selecione alguns indicadores que foram aprovados em todos os critérios SMART:

Metas: Uma vez definidos os indicadores, é importante definir as metas. Metas inalcançáveis desestimulam as pessoas, e metas muito fáceis, causam improdutividade.

Para definir metas, entenda o contexto:
• Entenda o que é desejado e o que é viável de acordo com os recursos disponíveis;
• Analise desempenhos passados (histórico);
• Observe coordenadorias e/ou departamentos similares para ter um parâmetro;

Defina a meta: toda meta deve ser escrita no modelo com base no modelo abaixo:

Exemplo: reduzir o tempo médio de atendimento (objetivo) + para 5 minutos (valor) + até dezembro (prazo)

Defina ações, responsáveis e prazos: todas as metas devem estar ligadas a ações, responsáveis e prazos para que sejam atingidas.

Crie metas de curto e médio prazo: as metas de curto e médio prazo são importantes para realizar validações intermediárias e para redefinição de atividades, para que a meta principal seja atingida no longo prazo.

Monitore: faça monitoramento constante das ações ligadas à meta. Assim, podem ser feitas redefinições para que as metas sejam atingidas de outras maneiras.

É papel de todo gestor:
• Garantir que a comunicação entre a equipe funcione;
• Gerir os recursos para que tenham condições de alcançar os resultados;
• Trazer um olhar estratégico para o trabalho das pessoas.

Para acompanhar as atividades:
Faça encontros diários: reuniões diárias curtas (entre 15 e 30 minutos), também conhecidas como “daily”, no começo de cada dia. Por serem diários, ainda que rápidos, esses encontros são recomendados para projetos, processos e serviços prioritários. Elas são fundamentais para garantir a fluidez da comunicação entre as equipes, planejar o trabalho, garantir produtividade para as pessoas e evitar retrabalho e “telefones sem fio”.

Nela, cada servidor descreve brevemente as:
• atividades feitas no dia anterior;
• os obstáculos enfrentados,
• e alinha as atividades que serão feitas no dia que está se iniciando.

Devem ser feitas com equipes pequenas (de 3 a 9 pessoas), ou subdivisões de uma mesma equipe, para manter seu aspecto ágil. A ideia é que sejam pessoas que realizam as atividades do dia a dia: as atividades de um impactam nas atividades do outro ou pessoas que realizem atividades para atingir um mesmo resultado.

Dicas:
• Faça todos os dias no mesmo horário se possível, de preferência no primeiro horário da manhã. Isso garante que toda a equipe já comece o dia com suas atividades organizadas.
• Não use esse encontro para resolver outras pautas. Se ficarem muito longas, as pessoas desistirão desse encontro.
• Esse encontro é para discutir o que precisa ser feito, e não o micro gerenciamento de como deve ser feito.

Planejamento Semanal
Esse encontro é a base da gestão. É um espaço de interação entre pessoas de diferentes equipes, ou subdivisões de uma mesma equipe. O momento de planejamento deve ser focado em debater o enquadramento das entregas e desdobrar em atividades pelos responsáveis na equipe. Essa atividade é recomendada para todos projetos, processos e serviços prioritários. E deve durar no máximo 1 hora.

O passo a passo do que deve ser tratado nesse encontro semanal é:
• Atividade rápida para verificar como todos da equipe estão;
• Verificar o que foi feito, o que não foi feito e o que será feito na próxima semana;
• Dar visibilidade a pontos de atenção, que podem impactar as atividades;
• Apresentar as entregas realizadas na semana;
• Definir e alinhar os entregáveis de médio e longo prazo;
• Apresentar uma visão transversal e integrada do que todos(as) estão fazendo e dos resultados alcançados.

Atenção: é importante que cada uma das equipes, ou subdivisões, prepare previamente o conteúdo a ser alinhado (podendo ou não estar consolidado em material de apresentação).

Dicas:
• Quinta-feira no fim da tarde é um ótimo dia para realizar o planejamento semanal, pois é uma forma de organizar a semana seguinte;
• Priorize as entregas da semana pelo esforço e impacto.
Checagem Intermediária

Realizar uma checagem intermediária com a equipe é uma boa forma de verificar como está o andamento das atividades, coletar as preocupações e dar orientações e diretrizes para a execução do trabalho.

Para tanto, você pode enviar mensagens aos integrantes da equipe periodicamente para entender como está o andamento das atividades.

Para manter a recorrência:
• Faça um convite recorrente como um lembrete (toda quarta-feira, por exemplo) na sua agenda no primeiro horário para lembrar de enviar uma mensagem para as pessoas da equipe, pelo canal que preferir;
• Envie uma mensagem para cada um dos integrantes da equipe no dia escolhido. Se sua equipe for grande, crie um grupo de trabalho Teams com todos e envie lá;
• Acompanhe as respostas e auxilie quem sinalizar alguma dificuldade.
Para equipes muito grandes, faça a conferência apenas de entregas chave.

Encontro de retrospectiva
A convivência entre pessoas de diferentes perfis nem sempre é fácil. O encontro de retrospectiva é ideal para grupos que trabalham juntos por longos períodos, e ajuda a evitar o efeito “bola de neve” – onde pequenos problemas entre pessoas se acumulam até o trabalho se tornar difícil.

Deve ser realizado idealmente uma vez por mês. Sugerimos estruturar o encontro da seguinte maneira:
• Iniciar delimitando o clima profissional e maduro do encontro;
• Pedir para os participantes listarem individualmente os aspectos positivos que cada participante da equipe trouxe para o grupo no período e contribuiu com o trabalho;
• Na sequência, todos apresentam as contribuições de todos;
• Após esse momento, cada pessoa deverá listar sobre todos pontos que gostariam que fossem melhorados para o próximo período e como cada um pode ajudar o colega nessa melhoria;
• Ao final os participantes discutem o que pretendem implementar de ações para o próximo período com o objetivo de desenvolvimento profissional.

Dicas:
• A participação de mediadores neutros, ou de fora da equipe, pode ajudar a manter o clima respeitoso que o encontro exige.
• Para questões mais delicadas, sugerimos encontros individuais.

Ferramentas de gerenciamento de projetos
Existem ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos online que auxiliam no acompanhamento de atividades e entregas.

Por meio das ferramentas, é possível relacionar as atividades com responsáveis, prazos e status. Cada servidor e servidora pode atualizar suas atividades, e a equipe consegue acompanhar simultaneamente.

As ferramentas mais utilizadas são:
• Planner – https://tasks.office.com/: O Planner pode ser utilizado gratuitamente com seu e-mail da Prefeitura pelo Office 365 e também está conectado ao Teams.
• Trello – trello.com
• Monday – monday.com

Mais importante que a ferramenta, é o rito de realizar o acompanhamento, que também pode ser feito em agendas, cadernos, post-its e outros meios.

Planejamento estratégico
É recomendado que, ao menos uma vez por ano, as equipes se encontrem para avaliar o período passado e definir os grandes objetivos, indicadores e metas a serem alcançados, e as ações que serão realizadas para atingi-los.

Nesse encontro é sugerido:
• Verificar o desempenho dos indicadores e metas;
• Verificar o desempenho das ações e projetos;
• Avaliar pontos de risco e atenção;
• Redefinir as metas apenas quando estritamente necessário;
• Redefinir ações e projetos.

A periodicidade do encontro varia de acordo com o tamanho da equipe, a periodicidade dos indicadores e a importância do processo ou serviço em questão. Sugere-se como padrão, um encontro mensal.

No teletrabalho, os novos servidores não podem parar para tirar dúvidas rápidas com as pessoas sentadas ao lado ou tomar um cafezinho para conhecer outros membros da equipe. Neste contexto, sugerimos algumas medidas para facilitar a integração de novos profissionais à equipe e evitar que eles se sintam isolados no trabalho remoto.

Uma pessoa nova vai entrar na equipe. Como posso me preparar?
Coloque-se no lugar da pessoa: Lembre-se: a pessoa que está entrando não conhece a área, processos, projetos e pessoas que compõem a equipe. No início, ela pode se sentir confusa, sobrecarregada e precisará de ajuda.

Consolide informações relevantes sobre a unidade:
• Informações gerais da unidade: o que a unidade faz? Qual seu objetivo? Quais seus valores? Como ela funciona? e Como vocês se organizam?
• Equipe: quem são as outras pessoas da equipe? Quais os seus papéis de cada um;
• Ritos: Quais são as reuniões e encontros recorrentes? De quais deles a pessoa deve participar?
• Técnico e institucional: quais os sistemas utilizados? Quais os documentos institucionais importantes? Como funciona o e-mail? Quais os canais de comunicação da unidade? Como funciona o login da prefeitura?
• Atuação da nova pessoa: qual será seu papel? O que é esperado dela? A quem ela deve recorrer caso tenha dúvidas?

Para facilitar o aprendizado do novo colaborador, é importante levantar e organizar todas as informações que sejam relevantes para a sua integração e familiarização com o trabalho. Alguns tópicos que podem ser abordados são: Por mais que essas informações possam ser passadas em reunião, tê-las consolidadas um documento permite que o servidor a consulte quando tiver dúvidas, além de facilitar a recepção caso haja mais de um servidor novo.
Por isso, crie um “manual de boas-vindas” com os conteúdos.

Defina um mentor para recepcioná-la: É importante que uma pessoa da equipe recepcione e seja responsável pela integração do novo colaborador para que a pessoa se sinta acolhida, tenha um ponto focal para tirar dúvidas e se ambiente mais rapidamente. Atribuições do mentor antes da pessoa iniciar no novo trabalho:

Criar ou atualizar o “Manual de Boas-vindas” ou solicitar ao responsável:
• Providenciar e-mail institucional, acesso aos sistemas, ramal e baia que irá ocupar (quando as restrições da pandemia de COVID-19 não estiverem mais em vigor);
• Colocar-se à disposição para tirar dúvida;
• Combinar um horário para a pessoa começar no primeiro dia. De preferência, agende uma vídeo chamada com ela no primeiro horário. Avise toda a equipe que uma nova pessoa chegará: Assim, a equipe já fica preparada para possíveis interações e darão a atenção necessária para os acionamentos.

A nova pessoa chegou! O que faço?

Recepcione o novo colaborador: O mentor deve falar com a nova pessoa no primeiro horário de seu primeiro dia, passar as principais informações sobre a unidade e deixar o meio de comunicação aberto para que a pessoa tire dúvidas quando necessário. Não esqueça de compartilhar o “manual de boas-vindas” e outras informações relevantes sobre a unidade.

Para que a pessoa nova integre com outros servidores e servidoras, sugira que ela converse 15 minutos com cada um da equipe para saber mais sobre a pessoa e o que faz na unidade durante a primeira semana.

Faça um fechamento ao fim da primeira semana: O mentor deve falar com o novo colaborador ao final da primeira semana para entender o que ele aprendeu, o que ele viu, como ele se sentiu, tirar possíveis dúvidas e reforçar informações relevantes. Se possível, estenda a mentoria durante todo o primeiro mês.

Dicas:
• Faça todas as interações por videochamada e, de preferência, com a câmera ligada para promover maior conexão entre as pessoas;
• Promova encontros informais com a equipe para aumentar a integração, como happy hours online e cafés da manhã virtuais;
• Depois do período de adaptação, peça um feedback para o novo membro da equipe sobre o “Manual de Boas-vindas” – informações que tenha sentido falta e melhorias no conteúdo. Isso ajudará na recepção de outras pessoas e facilitará o trabalho de um futuro mentor.

Quando realizamos teletrabalho podemos deixar de realizar comunicações não verbais e informais. Para evitar impactos negativos no trabalho e interações entre as equipes, é importante estabelecer novos fluxos de comunicação.

Quando usar o Teams? Quais assuntos podemos resolver por e-mail? Com que periodicidade devo fazer videoconferências individuais e com a equipe? Essas respostas devem ser respondidas em conjunto para refletir a melhor forma como o time funciona.

Você sabia que é possível substituir o WhatsApp no dia a dia de trabalho? O Teams é a ferramenta recomendada pela Prefeitura para comunicação entre os servidores.

Principais vantagens do Teams em relação ao Whatsapp:

• Separar as conversas de trabalho das conversas pessoais;
• Silenciar as notificações fora dos horários de trabalho e de finais de semana;
• Organizar as conversas por tópicos e compartilhar arquivos;
• Tem todas as funcionalidades do Whatsapp e é mais completo;

Outras vantagens:

• Receber notificações no celular quando instalado o aplicativo;
• Entrar em contato com pessoas de outras unidades da Prefeitura apenas com o nome ou endereço de e-mail;
• Não depende do seu número de celular, apenas do seu e-mail institucional;
• Mais seguro.

Você pode utilizá-lo no celular ou no computador. Todos os servidores em regime de teletrabalho estão cadastrados na plataforma. Para a inclusão de outros servidores, encaminhe uma solicitação para a equipe de TI local de sua Secretaria ou Subprefeitura.

Quero utilizar com a minha equipe! Como crio os grupos de trabalho no Teams?
Organize os grupos de trabalho: Para criar os grupos de trabalho, primeiramente, é necessário pensar quais serão eles e quem estará em cada um deles.

Para isso, pense nas metas, objetivos e em quem da sua organização pode ajudar a alcançá-los de forma colaborativa antes de iniciar a operacionalização da ferramenta.

Como você e sua equipe se organizam atualmente para alcançar resultados? Pode ser por meio de projetos, departamentos, dentre outros.

A organização do Teams pode ser uma forma de facilitar processos e trocas que antes não aconteciam. Pense também nos fluxos que gostariam de facilitar para criar equipes e canais. A forma certa de se organizar é a que funciona e faz sentido para você e sua realidade na prefeitura.

Veja alguns exemplos de como você pode organizar seus canais: Com os objetivos de cada equipe e canais definidos, agora é só criar as equipes e canais. Os vídeos tutoriais abaixo podem te ajudar a criar equipes e canais:

• Office 365 | Teams: Como criar equipes de trabalho?

• Office 365 | Teams: Crie canais para suas equipes.

Dicas de utilização:

• Utilize para manter contato com a sua equipe: pode ser por videochamada, ligação ou mensagem. É importante para manter o contato recorrente;
• Utilize para recepcionar novos colaboradores em teletrabalho: você consegue conversar em um lugar só, compartilhar todas os documentos e informações, e a nova pessoa pode acionar facilmente a equipe;
• Adicione equipes gradualmente;
• Evite criar várias equipes com as mesmas pessoas: opte por canais;
• Use nomes intuitivos para canais e equipes;
• Use canais privados para os grupos que achar relevante;
• Restrinja as postagens nos canais a algumas pessoas (moderadores e criadores) se necessário;
• Para dar uma pitada de humor, você pode usar GIFs, figurinhas e memes.

Se comunique de forma simples e direta!

Você já precisou reler um texto várias vezes para entendê-lo? Isso ocorreu porque a linguagem utilizada era complexa. Uma maneira de mudar essa situação é se comunicar de forma simples, direta e inclusiva por meio da linguagem simples. Trata-se de um trabalho de empatia e simplicidade.

Quais são as vantagens?

• Mais pessoas conseguem entender a sua mensagem;
• A sua mensagem é entendida mais rapidamente;
• Você economiza tempo e recursos – as chances de ter que explicar novamente o que foi escrito diminuem;
• As equipes podem se tornar mais produtivas – a mensagem é simples e direta, facilitando a comunicação entre servidores.

Como posso aplicá-la no dia a dia?

• Evite expressões complexas se há sinônimos mais simples que podem ser utilizados;
• Evite o uso desnecessário de palavras estrangeiras;
• Evite termos pejorativos ou discriminatórios – opte por “prejudicar” ao invés de “denegrir”, por exemplo;
• Utilize frases curtas – frases com menos de 20 palavras são mais fáceis de entender;
• Utilize frases na ordem direta – sujeito, verbo e complemento.

Exemplo:
“O acúmulo de pessoas na enfermaria é prejudicial ao paciente, portanto, só serão permitidos dois visitantes por vez, para cada leito.”
Com linguagem simples: “O paciente só pode receber duas visitas por vez”.
Fonte: Comunica Simples.

Cursos: Caso tenha interesse em se aprofundar no assunto, confira os cursos abaixo fornecidos pela ENAP.
• Primeiros passos para uso de Linguagem Simples
• Linguagem simples aproxima o governo das pessoas. Como usar?

Torne reuniões virtuais (e presenciais) mais produtivas

Muitas pessoas preferem as reuniões presenciais, porque acreditam que as reuniões virtuais são mais longas ou que poderiam ser um e-mail. Mas há formas de deixar as reuniões virtuais mais produtivas do que as presenciais. Temos aqui algumas dicas que podem melhorar a comunicação e tornar as videochamadas assertivas e rápidas.

Antes de começar a reunião:

• Escreva os tópicos a serem abordados;
• Defina os tópicos que serão tratados e faça um fio lógico da reunião. Isso permitirá com que os objetivos da reunião fiquem mais claros e ajude a delimitar o tempo;
• Envie os tópicos de antemão para os participantes, se possível. Isso deixará todos cientes sobre os assuntos que serão abordados e permite que os participantes se preparem para o encontro.

Você pode enviar os típicos na descrição do próprio convite da reunião.

Durante a reunião:

• Sempre inicie a reunião no horário marcado;
• Comece a reunião com os encaminhamentos da reunião anterior. Assim é possível ver o andamento das atividades e repactuar os prazos;
• Caso alguém chegue atrasado, evite recapitular o que já foi falado (faça-o no final da reunião, se julgar necessário);
• Peça para que os participantes deixem o microfone mutado, liberando-o apenas quando forem falar. Isso evita ruídos externos e torna a reunião menos cansativa. O Teams permite que o moderador desligue o microfone de outros participantes;
• Recapitule os pontos importantes e já abordados em intervalos regulares para facilitar o entendimento;
• Caso seja possível, sempre deixe a câmera ligada para deixar as pessoas mais confortáveis. Estudos indicam que o vídeo demonstra responsabilidade, transmite e cria confiança e relacionamento, pois as pessoas conseguem ver os comportamentos não-verbais e ter uma melhor leitura de contexto;
• Separe os 10 minutos finais da reunião para retomar os combinados e as tarefas mencionadas, destacando os responsáveis e prazos. Por exemplo, “enviar o ofício – Fernanda – até o fim do dia 24/10” e “conversar internamente e dar um retorno para o RH – João – até segunda 27/10”. Esse momento evita desentendimentos sobre os combinados e dá clareza quanto aos prazos e responsáveis.

Após a reunião:

Envie os encaminhamentos por e-mail ou pelo canal do Teams em que a reunião foi realizada, assim todos podem ter acesso.

Exemplo:

“Olá, xxxx! Aqui estão os encaminhamentos da reunião de xx/xx/xx:
Tarefa – responsável – prazo
Tarefa – responsável – prazo
Tarefa – responsável – prazo
Os documentos utilizados na reunião foram link/anexo.”

Anote o prazo dos encaminhamentos na agenda para não perder ou atrasar.

O Office 365 permite utilizar o Planner. Nesta ferramenta, é possível incluir tarefas e atribuir prazos e responsáveis. Você pode incluir os encaminhamentos das reuniões lá e as pessoas receberão lembretes ao longo do tempo.

Acompanhar os encaminhamentos: Além de iniciar as reuniões com os encaminhamentos da reunião anterior, é recomendável fazer um acompanhamento com o responsável pela ação. Um e-mail ou uma mensagem pelo Teams com “Olá! Gostaria de saber se houve algum desenvolvimento ou atualização sobre a questão x. Estou à disposição” pode diminuir o número de atividades não realizadas entre as reuniões.

Ferramentas de interação: É possível realizar atividades interativas com várias pessoas em videoconferências. Entre as plataformas disponíveis, o Miro e o Google Apresentações permitem construir mapas mentais, diagramas, quadros com notas, dentre outros, em tempo real e em colaboração com quem você quiser.

Escreva e-mails mais claros e efetivos

• O assunto do e-mail deve chamar atenção e resumir a informação;
• Use tópicos para enumerar ações, tarefas, dentre outros;
• Separe o corpo da mensagem em parágrafos para evitar blocos de texto e facilitar a leitura;
• Considere enviar e-mails distintos se os tópicos a serem abordados forem diferentes. No entanto, evite enviar mais de dois e-mails seguidos para os mesmos destinatários. E o mais importante: verifique se os destinatários realmente precisam receber esse e-mail. Quanto mais e-mails desnecessários recebemos de uma pessoa, mais os e-mails tendem a ser ignorados.

No trabalho presencial, é comum ocorrerem pausas para conversar com outros servidores (hora do “cafezinho”), tirar dúvidas com os colegas e comentar sobre temas que vão além do trabalho. No teletrabalho, o contato coletivo é reduzido e menos espontâneo, fazendo com que as pessoas se sintam isoladas ou desconectadas. Confira algumas práticas que podem contornar ajudá-lo a manter o contato com a equipe.

Promova reuniões bilaterais, ou seja, espaços para que a chefia se conecte com cada um dos servidores de sua equipe. Essa prática traz diversos benefícios, como:

• Aumento da produtividade e da qualidade das entregas – é possível definir prioridades claras com cada membro, focando esforços onde é necessário;
• Aumento do engajamento da equipe – as relações no trabalho ficam mais fortalecidas e o servidor se sente ouvido;
• Ajuda a descobrir e solucionar problemas – permite que problemas sejam sanados antes que se agravem;
• Ajuda no desenvolvimento do servidor – permite a troca de feedbacks úteis tanto para chefia quanto para o liderado.

Boas práticas:

• Reserve horários fixos com o servidor, para evitar que outros compromissos se sobreponham na agenda. Evite desmarcar as reuniões bilaterais;
• Realize encontros frequentes (1 vez por semana, 1 vez a cada quinze dias) – a criação de vínculos exige constância. Opte por reuniões mais frequentes com servidores novos em uma função ou atividade;
• Se houver poucos liderados diretos, considere uma reunião de 45 a 60 minutos. Se houver muitos, 25 a 30 minutos;
• Promova feedback mútuo;
• Ouça o servidor: entendendo as necessidades dos servidores, as orientações tornam-se melhores para realizar o trabalho.

Realize encontros virtuais informais: No regime presencial, as interações entre as pessoas tendem a ser mais espontâneas. Para que a equipe não perca a conexão gerada por meio desses momentos informais, que tal promovê-los também nos corredores virtuais da Prefeitura? Esses encontros podem ser, por exemplo, happy hours online, cafés da manhã virtuais, reuniões online sem pauta de trabalho, dentre outros.

Boas práticas:

• Chame poucas pessoas: chamar muitas pessoas pode fazer com que algumas pessoas não interajam, ou interajam pouco;
• Ligue a câmera sempre que possível: isso tornará o encontro mais pessoal;
• Evite conversar somente sobre trabalho: Aproveite esse momento de interação para se divertir: você pode mostrar seu ambiente de trabalho de casa, mostrar seus animais de estimação, contar alguma curiosidade sobre você e muito mais!

Caso não seja viável realizar esses encontros, considere separar 5 minutos das reuniões com a equipe para conversar sobre assuntos diversos.

No teletrabalho, é mais difícil estabelecer fronteiras entre casa e trabalho, porque esses dois espaços se confundem. No longo prazo, isso pode afetar seu bem-estar e produtividade, por isso, confira o que você pode fazer para lidar com essa questão no teletrabalho.

Como separar vida pessoal e trabalho?

1 – Crie espaços físicos separados em sua casa para o trabalho: isso gera também uma separação mental entre o momento de trabalho e pessoal.

2 – Evite trabalhar na cama ou no sofá, por exemplo, ou tente não passar seu tempo de lazer na escrivaninha.

3 – Faça atividades que marquem o início e o fim da jornada: Criar rituais ajuda a preparar mente e corpo para a transição entre trabalho e atividades não profissionais. Algumas opções são caminhadas, yoga, meditação, leitura, enfim. Procure pensar em algo que te deixe motivado!

4 – Defina um canal prioritário de comunicação, que possa ser desligado quando o expediente chega ao fim: É comum ter diversos grupos de trabalho no WhatsApp, misturados aos grupos de família e amigos. Isso cria a sensação de que estamos disponíveis para o trabalho a todo momento. Se possível, converse com sua equipe para optarem por outros canais, como o Microsoft Teams. Além de reuniões virtuais, é possível criar grupos de trabalho e também desativar notificações fora do horário de expediente.

5 – Reserve horários na sua agenda exclusivos para a realização de atividades individuais do trabalho: É comum agendarmos somente compromissos e reuniões, mas bloquear alguns horários na agenda para realizar atividades de trabalho pode ajudá-lo a delimitar melhor o que pode ser realizado no dia. Essa prática também evita que tarefas sejam interrompidas para começar outras, ajudando a definir melhor esses períodos de concentração.

6 – Planeje o seu dia: Tire uns minutinhos para planejar seu dia ao acordar, anotando os pontos importantes (reuniões, entregas, horário de almoço). Ao final do dia, tire uns minutinhos para rever quais itens da lista foram realizados e quais ficaram para o dia seguinte.

Como trabalhar com mais foco?

1 – Identifique as principais coisas que te distraem, reflita sobre elas e lide com esses sentimentos.

2 – O que te distraiu hoje? Anote e tente detalhar ao máximo. Em seguida, reflita sobre o sentimento que cada uma dessas distrações te despertou. Pense em exercícios, físicos ou mentais, para lidar com eles. Exemplo: Se você se distrai com o barulho do WhatsApp, você pode evitar deixá-lo aberto e manter o celular no silencioso e longe do campo de visão, estabelecendo momentos específicos para checá-lo.

3 – Coloque um cronômetro para realizar tarefas em um determinado tempo: Você pode utilizar a técnica pomodoro (www.napratica.org.br/pomodoro/), por exemplo.